2021/03/14

業務効率化は「なぜ効率化するのか」が大事



こんにちは。tknria（@tknria0304）です。


大学院卒業後、新卒のときからずっと業務効率化をしてきて丸10年（2021年3月現在）になりました。

このブログだけでなく、効率化セミナーや相談会でも、業務効率化について発信し続けてこれたのは、みなさまのおかげです。

この場を借りて、お礼の言葉を述べさせていただきます。
本当にいつもありがとうございます。

今後も、tknria、億劫な細道ともに、よろしくお願いいたします。


さて、ここまでの10年で、様々な企業で、様々な職種の業務効率化に取り組んできました。

・精密機器メーカーの開発職
・IT企業のテレマーケティング営業職
・電機メーカーの技術営業職
・システムメーカーのシステム営業職
・ITベンチャーの営業職
・ITベンチャーのマネージャー職
・サービス系企業のwebマーケティング職
・サービス系企業の商品企画職
・サービス系企業の総務・労務職
・小売店のブランディング職

これらの業務を効率化してきて感じるのは、

「仕事が遅い人は、自分がやらなくても良い業務に時間を割きすぎている」

そして、

「そのことに意外と気づいていない」

ということです。

また、それに気づいて効率化をしようとしても、「効率化する目的・理由」がない場合が多いです。


自分がやらなくても良い業務をやらない


今取り掛かっているその業務、本当にあなたがやる必要がありますか。

実は後輩に任せてしまっても良いものなのではないでしょうか。

しかし、任せようと思うと教える必要があり、面倒なので自分でやってしまう。。

僕はそう考えて、自分でたくさんの業務を抱えてしまっていたことがありました。


ただ、それをいつまでも続けていても成長はなく、実績が変わらないので昇格もないと気づき、あるときを境にやめました。

最初はなかなかうまくいかないかもしれません。
任せたいと思っても、自分も忙しいからと断られることもあるでしょう。

それでも、その意志をはっきりと伝え、その代わり他でしっかり成果を出すと宣言して行動することが大事です。


効率化相談会で多くの人が抱える悩みのひとつはこれです。

そこも一緒に考えて、自分が本当にやるべき業務に集中できる環境を整えていきましょう。


そのために必要なのは、スキルや能力ではなく、効率化する理由です。


効率化で大事なのは効率化する理由


こう書くと、「業務時間を削減したいから、という理由があります」という方がいると思いますが、これは理由ではありません。


例えば、少し太っている方がダイエットしようとしても、なかなかうまくいきません。

それは理由がないからです。

理由がないため、ダイエットするのに必要な運動や食事制限という負荷に耐えられません。


業務効率化でも同じことが言えます。

特にVBAやGASで効率化するためには、スキルを身につけたり、コードを書いたりする時間を確保する必要があります。
そしてその時間を、慣れないことに費やす必要があります。

効率化したほうが良いのは全員わかっていますが、効率化する理由がそこまで強くないので、これらの負荷に耐えられません。


では、どのような理由が、理由になるのか。

ダイエットでいうと、ダイエットしたその先をイメージすることが重要です。

結婚式前の花嫁のダイエットは必ず成功します。

これは、ダイエットをしてこのドレスを着て結婚式に出る、という具体的なイメージと期日を決めているからです。
これが理由と呼べるものです。


効率化では、効率化することで浮いた時間を何に使うかを決める、ということになります。

ただ効率化しただけでは、その浮いた時間を有効に活用できず、ただ時間が空くだけになりがちです。

ですので、例えば、「その時間を資格試験の勉強に充てる」や「他の業務に充てて定時で帰るようにする」というイメージが重要です。


億劫なあとがき


いかがでしょうか。

「なぜ効率化するのか」

この重要性が伝われば幸いです。



関連記事

・これからGASを始めたい！という方にはこちらの記事がオススメ
　→　億劫な細道「GAS まずGASを使ってみたい」

・VBAやGASについてもっとざっくり知りたい方はこちらの記事がオススメ
　→　億劫な細道「VBAやGASを用いた業務効率化のススメ」
カテゴリ: , ,