業務効率化は「なぜ効率化するのか」が大事

こんにちは。tknria（@tknria0304）です。

大学院卒業後、新卒のときからずっと業務効率化をしてきて丸10年（2021年3月現在）になりました。

このブログだけでなく、効率化セミナーや相談会でも、業務効率化について発信し続けてこれたのは、みなさまのおかげです。

この場を借りて、お礼の言葉を述べさせていただきます。

本当にいつもありがとうございます。

今後も、tknria、億劫な細道ともに、よろしくお願いいたします。

さて、ここまでの10年で、様々な企業で、様々な職種の業務効率化に取り組んできました。

・精密機器メーカーの開発職

・IT企業のテレマーケティング営業職

・電機メーカーの技術営業職

・システムメーカーのシステム営業職

・ITベンチャーの営業職

・ITベンチャーのマネージャー職

・サービス系企業のwebマーケティング職

・サービス系企業の商品企画職

・サービス系企業の総務・労務職

・小売店のブランディング職

これらの業務を効率化してきて感じるのは、

「仕事が遅い人は、自分がやらなくても良い業務に時間を割きすぎている」

そして、

「そのことに意外と気づいていない」

ということです。

また、それに気づいて効率化をしようとしても、「効率化する目的・理由」がない場合が多いです。

自分がやらなくても良い業務をやらない

今取り掛かっているその業務、本当にあなたがやる必要がありますか。

実は後輩に任せてしまっても良いものなのではないでしょうか。

しかし、任せようと思うと教える必要があり、面倒なので自分でやってしまう。。

僕はそう考えて、自分でたくさんの業務を抱えてしまっていたことがありました。

ただ、それをいつまでも続けていても成長はなく、実績が変わらないので昇格もないと気づき、あるときを境にやめました。

最初はなかなかうまくいかないかもしれません。

任せたいと思っても、自分も忙しいからと断られることもあるでしょう。

それでも、その意志をはっきりと伝え、その代わり他でしっかり成果を出すと宣言して行動することが大事です。

効率化相談会で多くの人が抱える悩みのひとつはこれです。

そこも一緒に考えて、自分が本当にやるべき業務に集中できる環境を整えていきましょう。

そのために必要なのは、スキルや能力ではなく、効率化する理由です。

効率化で大事なのは効率化する理由

こう書くと、「業務時間を削減したいから、という理由があります」という方がいると思いますが、これは理由ではありません。

例えば、少し太っている方がダイエットしようとしても、なかなかうまくいきません。

それは理由がないからです。

理由がないため、ダイエットするのに必要な運動や食事制限という負荷に耐えられません。

業務効率化でも同じことが言えます。

特にVBAやGASで効率化するためには、スキルを身につけたり、コードを書いたりする時間を確保する必要があります。

そしてその時間を、慣れないことに費やす必要があります。

効率化したほうが良いのは全員わかっていますが、効率化する理由がそこまで強くないので、これらの負荷に耐えられません。

では、どのような理由が、理由になるのか。

ダイエットでいうと、ダイエットしたその先をイメージすることが重要です。

結婚式前の花嫁のダイエットは必ず成功します。

これは、ダイエットをしてこのドレスを着て結婚式に出る、という具体的なイメージと期日を決めているからです。

これが理由と呼べるものです。

効率化では、効率化することで浮いた時間を何に使うかを決める、ということになります。

ただ効率化しただけでは、その浮いた時間を有効に活用できず、ただ時間が空くだけになりがちです。

ですので、例えば、「その時間を資格試験の勉強に充てる」や「他の業務に充てて定時で帰るようにする」というイメージが重要です。

億劫なあとがき

いかがでしょうか。

「なぜ効率化するのか」

この重要性が伝われば幸いです。



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　→　億劫な細道「VBAやGASを用いた業務効率化のススメ」

【GAS】スプレッドシートからGmailを送りたい

こんにちは！仕事時間の約7割はスプレッドシートを操作しているtknria（@tknria0304）です！

以前に「Gmailに届いたメール内容をスプレッドシートに反映したい」という記事をご紹介しました。
今回はその逆、スプレッドシートからGmailを送っちゃおうという内容です。

この作業を簡単にしようと思うと、
　・スプレッドシートから必要情報を読み込む
　・Gmailでメールを作成し送信する
というステップを踏めば実現することができます。

では早速、その具体的な方法をご紹介させていただきます。

スプレッドシートからGmailを送ろう

スプレッドシートからGmailを送る方法は簡単です。

宛先・件名・本文を決めて、「MailApp.sendEmail」で送る。

実はたったこれだけなんです。
これを実現するのは以下のコードです。

function SendGmail() {
  var recipient = "xxxx.xxxx@xxx.co.jp"   // 宛先
  var subject = "テストメールの件名"   // 件名
  var body = "tknriaです。\nテストです。"   // 本文
  MailApp.sendEmail(recipient, subject, body);
}

このコードでは、宛先・件名・本文を直接設定しています。

これを、例えばスプレッドシートの「テスト」シートの「D2」セルに入力された宛先に送る、としたい場合は、

var ss = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet();
var sheet = ss.getSheetByName('ここに取得したいシート名');
var recipient = sheet.getRange(2,4).getValue();

とすれば良いです。

ぜひ、いろいろいじってみながら感覚をつかんでください。

億劫なあとがき

いかがでしょうか。
これとトリガー設定を組み合わせることで、定型のメールを望んだタイミングで定期的に送ることが可能です。

トリガー設定については後日、ご紹介できればと思います。



関連記事

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　→　億劫な細道「VBAやGASを用いた業務効率化のススメ」

【GAS】Gmailに届いたメール内容をスプレッドシートに反映したい

こんにちは！Gmailもスプレッドシートも生活必需品になってしているtknria（@tknria0304）です！

立場上、部下や後輩から定型フォーマットの報告メールを送ってもらうのですが、これをひとつずつ開いて内容を確認するのがとても手間です。

この作業を簡単にしようと思うと、
　・Gmailを検索する
　・メールの本文を解析する
　・必要な部分だけを抽出する
　・スプレッドシートに書き込む
というステップを踏めば実現できます。

「Gmailを検索」ってスプレッドシート上からできるの？？

そんなことを思っていましたが、いろいろ試してみるとできちゃいました。

ということで、今回はGmailからメール内容を引用してスプレッドシートに反映する方法をご紹介します。

Gmailとスプレッドシートを連携しよう

まずはスプレットシート上に、ボタンを用意し、スクリプトエディタを開いてください。
（わからない方は以前ご紹介した「まずGASを使ってみたい」という記事を参考にしてみてください。）

そして以下のコードをそのままコピペしてください。

function checkHRS() {

  var out_START = 5;  // 出力のスタート行を指定する

  // 報告メールに付けているラベル名を設定。ここでは「報連相」というラベルをメールに付けているとします。
  var Label = "報連相";

  // Gmail上で検索し、今回の報連相を取得
    var this_threads = GmailApp.search('label:' + Label);  // 日

  // このシート上に報連相の内容を出力
  for(var n in this_threads){
    var thd = this_threads[n];
    var msgs = thd.getMessages();
    var msg = msgs[msgs.length-1];
    var from = msg.getFrom();
    var date = msg.getDate();
    var title = msg.getSubject();
    var body = msg.getBody();
 
    sheet.getRange(out_START,1).setValue(date);
    sheet.getRange(out_START,2).setValue(from);
    sheet.getRange(out_START,3).setValue(title);
    sheet.getRange(out_START,4 + i).setValue(body);
    out_START++;
    Utilities.sleep(500);
  }
}

設定として、報告メールには「報連相」というラベルが付いているものとします。
このメールを、GmailApp.search()で検索して取得しています。

上記ではラベルだけで検索していますが、報告メールは毎日、毎週送ってもらうと思うので、日付も指定したくなります。
その場合は、

    var this_threads = GmailApp.search('label:' + Label + ' after:2018/11/21 before:2018/11/24');

というように、追加で条件を指定することができます。
（上記であれば、受信日が「2018年11月21日～24日」のメール、という条件を追加しています）

試しに、Gmailで「報連相」というラベル付きのメールをいくつか用意してテストしてみてください。
このコードをベースにすれば、いろんなことができるので、そちらも模索してみてください。

億劫なあとがき

いかがでしょうか。
余談ですが、コード内にある「HRS」というのは、以前某企業に勤めていたときに使われていた用語で、「報連相（HouRenSou）」を指します。
そのときの名残で未だに使ってしまいます笑



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【GAS】まずGASを使ってみたい

こんにちは！仕事でスプレッドシートを使いまくっているtknriaです！

以前、業務効率化のためにVBAやGASを活用したらいいですよ、という記事を書きました。
　→　億劫な細道「VBAやGASを用いた業務効率化のススメ」

たしかにこれらのスキルは強力で便利ですし、読者の方からも賛同していただけています。


しかし、肝心の「じゃあどうやって使うのか」を全くお伝えしていませんでした笑

そこで今回は、「始めてみたいけどまず何したらいいの？」という方に向けた内容をご紹介します。

GASを始めてみましょう！

では、早速GASデビューしてみましょう。

まずはPCで新しくスプレッドシートを作成してください。
（2018年10月現在では、スマホやタブレットでは対応していないようです。。）

名前はなんでもいいですが、ひとまず「GASテスト」としています。

次に「ツール」タブをクリックし、そのなかの「スクリプトエディタ」を選択してください。

すると、ブラウザの別タブが立ち上がります。
これがエディタと呼ばれるもので、ここにプログラミングしていきます。

まず、myFunction()と書かれているフィールドがあると思うので、この中に、下図のように

Browser.msgBox("Hello, World!");

と入力してください。

入力できれば、その左上にあるフロッピーディスクアイコンをクリックして保存してください。
（フロッピーディスクとか今の若者に通じるかわかりませんが・・）

保存しようとすると「プロジェクト名の編集」というポップアップが表示されるので名前を付けてOKを押してください。
ここでは「test」にしておきます。

さて次は、先ほどのプログラムが実行するためのボタンを用意します。
ここでは「祝！初GAS！」と書いただけの画像を用意し、スプレッドシート上に挿入しています。

挿入した画像の右上にある「…」の縦バージョンをクリックし、「スクリプトを割り当て」を選択してください。

ここでは先ほどのmyFunction()というプログラム（関数と呼びます）を実行したいので、「myFunction」とだけ入力してOKを押します。
()は不要です。

そして、先ほど用意したボタン（「祝！初GAS！」という画像）をクリックすると・・・
このプログラムどおり、「Hello, World!」というメッセージボックスが出てきます！



・・・とはならず、

「承認が必要」だと言われてしまいます。
一度承認してしまえば次回以降は問題なく実行できるので、ここもサクッと乗り越えてしまいましょう。

OKをクリックすると「アカウントの選択」という画面が表示されるため、Googleアカウントを選びます。

「リクエストしています」という旨が表示されるので「許可」を押してください。

すると・・・・

出ました！Hello, World!

億劫なあとがき

今回はまず使ってみるということで非常にシンプルなプログラムだけでしたが、イメージつきましたか？？
この先に、用意したボタンを押すだけでデータ処理をする、ボタンを押すだけでリスト通りにメールが送信される、といったことができるようになります。

VBAやGASを用いた業務効率化のススメ

こんにちは！日々さらなる業務効率化を探求しているtknriaです！

突然ですが、みなさんは業務効率化ときいて何を思い浮かべますか？

組織再編、業務フローの見直し、自動化ツールの作成、マクロ構築など・・・

ひと口に業務効率化といっても、目的も手段もさまざまです。


その中で僕がとりわけ好きなのが、VBAやGASといったプログラミング言語を用いた自動化です。

今日はその基本的な部分をご紹介していきます。

■ VBAとは？？

VBAとはVisual Basic for Applicationsの略で、プログラミング言語の一つです。
Microsoft Office、特にExcelやAccessと組み合わせる使い方はよく取り上げられています。

Outlookでも活用することができ、メールに対する処理はもちろん、そのメールの内容によって他のOfficeと連携する（例えば、メールを受け取ったらExcelファイルを立ち上げて内容を自動で更新して保存する）といったことも実現可能です。

また、あまり活用例を見たことはありませんが、Wordに組み込むこともできます。
校正ルールや改行ルールにもとづいて自動で校正されるようプログラミングを組んでおくことで、文書作成者は書くことに専念できます。

■ GASとは？？

続いてGASです。GASはGoogle Apps Scriptの略で、Javascriptをベースにしたプログラミング言語の一つです。

「VBAとは？？」で触れたことを、スプレッドシートやドキュメントでできたらいいなーと思ったことありませんか？？
それを実現してくれるのがGASです。

また、GASはスプレッドシートやドキュメントの機能を拡張するだけでなく、GmailやGoogle Calendarなど他のGoogleアプリとの連動性も高いのがポイントです。

GASについて勉強したいという方にオススメなのはコチラ！

この本、すごく参考になります。
ネットで解決策を探して改善しなかったエラーでも、この本を読めば解決する！ということも多々あります。

■ 億劫なあとがき

今回はひとまずここまで！
ざっくりとした紹介ですが、とにかくなんか便利そう！すごいことができそう！という感覚が伝われば幸いでございます。
実際の活用例は追々紹介させていただきます。