【LINE】PC版LINEで、Enterキーを押して誤送するのを防ぎたい

こんにちは！

最近ようやくPC版のLINEを使い始めたtknriaです。

今まではPCとスマホは常にワンセットだったので、わざわざPCでLINEを見ることがなく、PC版は使っていませんでした。

しかし、セミナーや研修を受ける際に、スマホの利用を制限されることがあったり、
PCでのオンライン会議中にスマホを見ると小言を言われる場面があったり、
と、スマホだけに頼れる状態ではなくなってきたため、ようやくインストールしました。

すると、これがまた使いやすい！

業務上、ChatworkやSlackでのやり取りが多く、PCでのメッセージのやり取りに慣れているので、PC版LINEもすんなり使うことができています。

しかし、PC版LINEを使ってからというもの、誤送が多くなってしまいました。。

PC版LINEの誤送原因の一つは「Enter送信」

メッセージやり取りでの誤字脱字は気をつけているので、あまりないと自負しています。

しかし、PC版LINEを使うと、途中で送信してしまう、という事態が多発しているのです。

その理由は「Enter送信」。

その名のとおり、Enterキーを押すと送信する、というものです。

では、メッセージ中で改行したい場合はどうするか。

それは、Shift+Enterを押します。

こうすることで、改行はできます。

これがなぜ誤送に繋がるのか。

実は、ChatworkやSlackなど、メッセージサービスによってこの設定がバラバラなんです。

例えば私の場合、Slackの設定を、

・Enter→改行

・Ctrl+Enter→送信

としています。

これが、PC版LINEは、

・Enter→送信

・Shift+Enter→改行

とEnterの機能が逆なので、途中で送信してしまう、ということが起きています。

これ、困りますよね。

設定変えられたらな～と思っている方、多いはずです。

そのやり方をここではお伝えします。

PC版LINEの送信キー設定を変更する

まずはPC版LINEを立ち上げて、左下の「…」をクリックします。

現れたリストから「設定」（Settings）をクリック。

するとポップアップが立ち上がるので、左メニューの「トーク」（Chats）を選択。

すると、右側に「送信キー」（Send Key）の項目が表示される。

デフォルトだと、送信キーは「Enter」になっているので、プルダウンから「Alt+Enter」を選択すれば設定変更は終わりです。

これで、少なくとも途中で送信してしまう、ということは減らせるのではないでしょうか。

億劫なあとがき

いかがでしたか。

ChatworkやSlackの送信キー設定も変更できるため、そちらも含めて、自身が使いやすいようにカスタマイズしてみてはいかがでしょう。

そちらの設定方法は、また後日。

【スプレッドシート】Importrange関数とQuery関数の融合

こんにちは！

Query関数の処理の速さが病みつきになっているtknriaです。

前回は、スプレッドシートのデータを他のスプレッドシートで参照する関数としてQuery関数をご紹介しました。

今回は、Importrange関数を組み合わせることで、他のスプレッドシートを参照して一部を抽出する方法を紹介します。

Query関数の引数にImportrange関数を使う

例えばスプレッドシートA内のsheet1の範囲A1:C3のデータを、別のスプレッドシートB内のsheet2で参照することを想定します。

これを行うために、まずは、B内のsheet2のセルにAのデータを引用してくる必要があります。

そこで、Bのsheet2に、

　=Importrange("スプレッドシートAのキー","'sheet1'!A1:C3")

と入力すれば良いです。

ここから、A列とC列のみを抽出するので、

　=Query('sheet1'!A1:C3, "select A,C")

と組み合わせます。

それがこちらです。

　=Query(Importrange("スプレッドシートAのキー","'sheet1'!A1:C3"), "select Col1, Col3)"

おわかりでしょうか。

下記のQuery関数において、

　=Query('sheet1'!A1:C3, "select A,C")

1つ目の引数の「'sheet1'!A1:C3」が「Importrange(～～)」に置き換わって、

2つ目の引数の「"select A,C"」は「"select Col1, Col3"」に変わっています。

前者については、参照する範囲を変更しているだけなので、問題ないかと思いますが、

後者は要注意です。

1つ目の引数の範囲が、同じスプレッドシート内だったら、抽出したい列名を直接アルファベットで指定すればよかったですが、

別のスプレッドシートを参照する場合には、指定されたの範囲の中の何列目かを指定する必要があります。

今回は、A列～C列の3列のなかのA列とC列（1列目と3列目）を抽出するというものだったので、「Col1, Col3」と指定しなければなりません。

少し慣れが必要なところではありますが、何度か実際に使ってみるなかで感覚的にわかってくると思うので、ぜひトライしてみてください。

億劫なあとがき

いかがでしたか。

例えば、同じ営業部内でも、商材によって管理しているスプレッドシートが別、ただ数字はまとめて管理したい、というようなケースがあると思います。

実際に私の部署はそうしています。

知っておいてほしい数字と知らなくていい数字があるので、その切り分けにとてもやりやすいです。

そういった場合には、今回のようにImportrange関数とQuery関数の合わせ技が有効です。

【スプレッドシート】Query関数を使ってシートを一部分のみ参照したい

こんにちは！

もうすぐ年度がかわりますが、引き続きスプレッドシートを多用しそうで嬉しいtknriaです。

以前、スプレッドシートのデータを他のスプレッドシートで参照する関数としてIMPORTRANGE関数をご紹介しました。

億劫な細道｜別のスプレッドシートの値を参照したい

今回は、あるデータを参照して、条件付きで引用してくる、という関数を紹介します。

Query関数を使ってみよう

その関数はQuery関数です。

例えばスプレッドシートA内のsheet1の範囲A1:C3のデータを、同じA内のsheet2で参照することを想定します。

これを行うためには、sheet2のセルに、

　=Arrayformula('sheet1'!A1:C3)

と入力すれば良いです。

同様に、Query関数を使うと、

　=Query('sheet1'!A1:C3)

となります。

これだけなら、Query関数の特徴はそれほど目立たないのですが、ここからが本領発揮です。

Query関数を使って指定した列だけ抜粋する

上記の例で、A列とC列だけを抜きだしたい場合、

　=Arrayformula('sheet1'!A1:A3)

　=Arrayformula('sheet1'!C1:C3)

と分けて抽出する必要があります。

これが、Queryを使うと、

　=Query('sheet1'!A1:C3, "select A,C")

と1つの関数で書けてしまいます。

Query関数を使って条件に合う値をもつ列を行ごと抜粋する

具体例でいうと、営業マンが3人（D～Fさん）いて、それぞれの受注案件をリスト化していることを想定します。

ここから、Dさんの案件のみを抽出する場合、スプレッドシートのフィルタ機能を使うこともできますが、Query関数を使っても可能です。

sheet1のB列に担当営業の名前が入っているものとすると、

　=Query('sheet1'!A1:C3, "where B='D'")

とすれば、Dさんの案件のみを抽出することができます。

億劫なあとがき

いかがでしたか。

Query関数でできることは他にもありますが、今日はここまで。

業務効率化は「なぜ効率化するのか」が大事

こんにちは。tknria（@tknria0304）です。

大学院卒業後、新卒のときからずっと業務効率化をしてきて丸10年（2021年3月現在）になりました。

このブログだけでなく、効率化セミナーや相談会でも、業務効率化について発信し続けてこれたのは、みなさまのおかげです。

この場を借りて、お礼の言葉を述べさせていただきます。

本当にいつもありがとうございます。

今後も、tknria、億劫な細道ともに、よろしくお願いいたします。

さて、ここまでの10年で、様々な企業で、様々な職種の業務効率化に取り組んできました。

・精密機器メーカーの開発職

・IT企業のテレマーケティング営業職

・電機メーカーの技術営業職

・システムメーカーのシステム営業職

・ITベンチャーの営業職

・ITベンチャーのマネージャー職

・サービス系企業のwebマーケティング職

・サービス系企業の商品企画職

・サービス系企業の総務・労務職

・小売店のブランディング職

これらの業務を効率化してきて感じるのは、

「仕事が遅い人は、自分がやらなくても良い業務に時間を割きすぎている」

そして、

「そのことに意外と気づいていない」

ということです。

また、それに気づいて効率化をしようとしても、「効率化する目的・理由」がない場合が多いです。

自分がやらなくても良い業務をやらない

今取り掛かっているその業務、本当にあなたがやる必要がありますか。

実は後輩に任せてしまっても良いものなのではないでしょうか。

しかし、任せようと思うと教える必要があり、面倒なので自分でやってしまう。。

僕はそう考えて、自分でたくさんの業務を抱えてしまっていたことがありました。

ただ、それをいつまでも続けていても成長はなく、実績が変わらないので昇格もないと気づき、あるときを境にやめました。

最初はなかなかうまくいかないかもしれません。

任せたいと思っても、自分も忙しいからと断られることもあるでしょう。

それでも、その意志をはっきりと伝え、その代わり他でしっかり成果を出すと宣言して行動することが大事です。

効率化相談会で多くの人が抱える悩みのひとつはこれです。

そこも一緒に考えて、自分が本当にやるべき業務に集中できる環境を整えていきましょう。

そのために必要なのは、スキルや能力ではなく、効率化する理由です。

効率化で大事なのは効率化する理由

こう書くと、「業務時間を削減したいから、という理由があります」という方がいると思いますが、これは理由ではありません。

例えば、少し太っている方がダイエットしようとしても、なかなかうまくいきません。

それは理由がないからです。

理由がないため、ダイエットするのに必要な運動や食事制限という負荷に耐えられません。

業務効率化でも同じことが言えます。

特にVBAやGASで効率化するためには、スキルを身につけたり、コードを書いたりする時間を確保する必要があります。

そしてその時間を、慣れないことに費やす必要があります。

効率化したほうが良いのは全員わかっていますが、効率化する理由がそこまで強くないので、これらの負荷に耐えられません。

では、どのような理由が、理由になるのか。

ダイエットでいうと、ダイエットしたその先をイメージすることが重要です。

結婚式前の花嫁のダイエットは必ず成功します。

これは、ダイエットをしてこのドレスを着て結婚式に出る、という具体的なイメージと期日を決めているからです。

これが理由と呼べるものです。

効率化では、効率化することで浮いた時間を何に使うかを決める、ということになります。

ただ効率化しただけでは、その浮いた時間を有効に活用できず、ただ時間が空くだけになりがちです。

ですので、例えば、「その時間を資格試験の勉強に充てる」や「他の業務に充てて定時で帰るようにする」というイメージが重要です。

億劫なあとがき

いかがでしょうか。

「なぜ効率化するのか」

この重要性が伝われば幸いです。



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【GAS】スプレッドシートからGmailを送りたい

こんにちは！仕事時間の約7割はスプレッドシートを操作しているtknria（@tknria0304）です！

以前に「Gmailに届いたメール内容をスプレッドシートに反映したい」という記事をご紹介しました。
今回はその逆、スプレッドシートからGmailを送っちゃおうという内容です。

この作業を簡単にしようと思うと、
　・スプレッドシートから必要情報を読み込む
　・Gmailでメールを作成し送信する
というステップを踏めば実現することができます。

では早速、その具体的な方法をご紹介させていただきます。

スプレッドシートからGmailを送ろう

スプレッドシートからGmailを送る方法は簡単です。

宛先・件名・本文を決めて、「MailApp.sendEmail」で送る。

実はたったこれだけなんです。
これを実現するのは以下のコードです。

function SendGmail() {
  var recipient = "xxxx.xxxx@xxx.co.jp"   // 宛先
  var subject = "テストメールの件名"   // 件名
  var body = "tknriaです。\nテストです。"   // 本文
  MailApp.sendEmail(recipient, subject, body);
}

このコードでは、宛先・件名・本文を直接設定しています。

これを、例えばスプレッドシートの「テスト」シートの「D2」セルに入力された宛先に送る、としたい場合は、

var ss = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet();
var sheet = ss.getSheetByName('ここに取得したいシート名');
var recipient = sheet.getRange(2,4).getValue();

とすれば良いです。

ぜひ、いろいろいじってみながら感覚をつかんでください。

億劫なあとがき

いかがでしょうか。
これとトリガー設定を組み合わせることで、定型のメールを望んだタイミングで定期的に送ることが可能です。

トリガー設定については後日、ご紹介できればと思います。



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【Windows】複数のPDFファイルを一括印刷したい

こんにちは！複数あるPDFファイルの印刷で最近悩まされていたtknria（@tknria0304）です！

仕事上、取引先ごとに請求書を作成して印刷したものを郵送する、というタスクが毎月発生します。

取引履歴はスプレッドシートで管理しています。
その集計やPDFファイルの作成は、取引先ごとに手作業で行っていましたが、ここはGASによって効率化することができました。
（この内容については後日またご紹介します）
しかし、作成したPDFファイルを一気に印刷する方法がわからず、ひとつずつPDFファイルを開いて印刷して次のPDFファイルを開いて・・・と煩雑な作業を行っていました。

これが3社とか5社の話ならまだ良いですが、取引先は増え続けるので今後途方もない作業になると感じました。

そこでこの「印刷する」という部分を自動化するためにいろいろ手段を探って、ようやく実現することができました。

今回はそのなかでも特に基本的で簡単なものをご紹介します。

複数あるPDFファイルをまとめて一気に印刷しよう

今回ご紹介するのは「バッチ処理」と呼ばれる方法です。
Windows PCに限って対応していますが、特に開発環境も必要ないため非常に便利です。

まずは、スタートメニュー→Windowsアクセサリ→メモ帳をクリックして、メモ帳を起動してください。

次に下記コードをコピペして「printall.bat」という名前を付けて保存してください。
（ファイル名は「a.bat」でも「test.bat」でも、なんでもOKです。）
ここで「.bat」と拡張子まで指定して保存する必要があるので、ファイルの種類は全ての種類を選択する必要があります。

for %%i in (*.pdf) do (
START ACRORD32.EXE \n \t %%i
)

このファイルを、印刷したいPDFファイルを保存しているフォルダの中に移動してください。

そして、後はこのbatファイルをダブルクリックするだけです。

すると、一瞬だけ黒い画面が見え（コマンドプロンプトと呼ばれる画面です）、フォルダ内の全てのPDFファイルの印刷が始まります。

どれだけファイル数があっても流用できるので、割と使い勝手が良いのではないでしょうか。

億劫なあとがき

いかがでしょうか。

わずか3行のコードを書くだけで、数分～数10分の作業時間を削減することができます。
このように、わずかな労力で業務効率を上げられるというのは、業務効率化スキルの好例のひとつと言えます。

【GAS】Gmailに届いたメール内容をスプレッドシートに反映したい

こんにちは！Gmailもスプレッドシートも生活必需品になってしているtknria（@tknria0304）です！

立場上、部下や後輩から定型フォーマットの報告メールを送ってもらうのですが、これをひとつずつ開いて内容を確認するのがとても手間です。

この作業を簡単にしようと思うと、
　・Gmailを検索する
　・メールの本文を解析する
　・必要な部分だけを抽出する
　・スプレッドシートに書き込む
というステップを踏めば実現できます。

「Gmailを検索」ってスプレッドシート上からできるの？？

そんなことを思っていましたが、いろいろ試してみるとできちゃいました。

ということで、今回はGmailからメール内容を引用してスプレッドシートに反映する方法をご紹介します。

Gmailとスプレッドシートを連携しよう

まずはスプレットシート上に、ボタンを用意し、スクリプトエディタを開いてください。
（わからない方は以前ご紹介した「まずGASを使ってみたい」という記事を参考にしてみてください。）

そして以下のコードをそのままコピペしてください。

function checkHRS() {

  var out_START = 5;  // 出力のスタート行を指定する

  // 報告メールに付けているラベル名を設定。ここでは「報連相」というラベルをメールに付けているとします。
  var Label = "報連相";

  // Gmail上で検索し、今回の報連相を取得
    var this_threads = GmailApp.search('label:' + Label);  // 日

  // このシート上に報連相の内容を出力
  for(var n in this_threads){
    var thd = this_threads[n];
    var msgs = thd.getMessages();
    var msg = msgs[msgs.length-1];
    var from = msg.getFrom();
    var date = msg.getDate();
    var title = msg.getSubject();
    var body = msg.getBody();
 
    sheet.getRange(out_START,1).setValue(date);
    sheet.getRange(out_START,2).setValue(from);
    sheet.getRange(out_START,3).setValue(title);
    sheet.getRange(out_START,4 + i).setValue(body);
    out_START++;
    Utilities.sleep(500);
  }
}

設定として、報告メールには「報連相」というラベルが付いているものとします。
このメールを、GmailApp.search()で検索して取得しています。

上記ではラベルだけで検索していますが、報告メールは毎日、毎週送ってもらうと思うので、日付も指定したくなります。
その場合は、

    var this_threads = GmailApp.search('label:' + Label + ' after:2018/11/21 before:2018/11/24');

というように、追加で条件を指定することができます。
（上記であれば、受信日が「2018年11月21日～24日」のメール、という条件を追加しています）

試しに、Gmailで「報連相」というラベル付きのメールをいくつか用意してテストしてみてください。
このコードをベースにすれば、いろんなことができるので、そちらも模索してみてください。

億劫なあとがき

いかがでしょうか。
余談ですが、コード内にある「HRS」というのは、以前某企業に勤めていたときに使われていた用語で、「報連相（HouRenSou）」を指します。
そのときの名残で未だに使ってしまいます笑



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仕事がデキる人の、仕事の組み立て方を知りたい

こんにちは！仕事がデキるビジネスパーソンにどうやったらなれるかを常に探求しているtknria（@tknria0304）です！

私は大学時代からずっと「仕事がデキる」大人になりたいと考えて、そういう人たちと一緒に仕事をしたいと思ってきました。

その一歩として、まず仕事がデキる人たちが多い会社に就職し、スキルを高めて、考え方を磨いてきました。

そのなかで身につけたスキルのひとつが、当ブログでよく紹介しているVBAやGASによる業務効率化です。


一方、教わってきた考え方のなかには、仕事の組み立て方や仕事に取りかかる前の準備といった内容がありました。

いくら業務を効率化するスキルばかりを磨いたところで、効率化する目的が定まってなかったり、スキルの使いどころが間違っていたら、せっかく効率化してできた時間が無駄になってしまいます。
それどころか、効率化するために時間を費やしても、余計に時間がかかってしまうことになってしまう可能性もあります。

そこで今回は、私が教わってきた、スキルを身につける前に大事にしたい仕事の組み立て方をご紹介します。

仕事がデキる人の仕事の組み立て方とは

仕事がデキる人は次のようなステップで仕事を組み立てていることが多いです。

　１．タスクをリストアップ
　２．細分化する
　３．期限を切る
　４．工数を見積もる
　５．重要度
　６．自分でやろうとしているタスクか、人に頼まれたタスクか
　７．優先順位をつける

大まかな流れとしては、まずどんな内容のどれくらいのボリュームの仕事がどれくらいあるかを見極めて、どの仕事から取りかかるかを決めている、というイメージです。

ひとつずつ説明していきます。


１．タスクをリストアップ
まずは今考えつく限りのタスクを書き出しましょう。
書き出す手段は、メモに手書きでもExcelでもスプレッドシートでも、何でも良いと思います。
とにかく書き出してください。

２．細分化する
書き出したタスクを、できるだけ細かく分類しましょう。
例えば「取引先に案内文を一斉FAXする」というタスクがあるとすると、「FAX原稿を作成する」「原稿を上長に確認する」「取引先リストを作成する」「一斉FAXのシステムに登録する」というように細分化できます。
これを、すべてのタスクについて行ってください。

３．期限を切る
タスクには期限がつきものです。ここでは2種類の期限を切ってみてください。
1つは最終期限。いわゆるデッドラインで、絶対にこの日までに完了しないといけない、という期日です。
もう1つは目標期限で、これは自分なりにこの日までに終わらせるという意思表示です。

４．工数を見積もる
次に、２で細分化した作業1つ1つに要する時間を見積もってみてください。
感覚がつかめるものはそのとおりに、よくわからないものはちょっとやってみて感覚をつかんでみると良いと思います。
ここで大事なのは、正確な見積を出すよりも、その見積に対して実際がどうだったかを振り返ることです。ですので、ひとまず気楽に見積もってみましょう。

５．重要度
ここからは７の優先順位をつけるための判断材料を準備します。
１のタスク単位で、どれほど重要なタスクかを考えてみてください。
「重要」の基準はさまざまですが、「扱う金額が大きい」「関係者が多い」「組織全体で見たときの注目度が高い」といった基準で判断することが多いと思います。

６．自分でやろうとしているタスクか、人に頼まれたタスクか
５の重要度にも重なってきますが、自分のタスクかどうかは最も意識します。
自分のタスクは管理下におけるはずなので、人から依頼されたタスクを最優先に行ってください。

７．優先順位をつける
これらの要素を勘案して、各タスクの優先順位をつけてみましょう。
重要度などがわかりにくい場合は、先輩などに聞いて判断してもらうのもOKです。
ただし、聞く前に自分なりに優先順位を決めてから聞くようにしてください。


このステップを踏んで、期限をすべて守っていれば、少なくとも周囲からは「デキる」と感じられるのではないでしょうか。

最低限これだけは死守！クリティカルパスにのるな！

どれだけ優秀なビジネスパーソンでも、仕事がしにくい状況下に置かれるときはあります。
それは強力なプレッシャーを受けながら仕事をしなければならないときです。

プレッシャーがあるほうが集中力が高まり、生産性が上がるという意見はあります。
もちろん一理ありますが、ここでいうプレッシャーは強力すぎて精神的負担になりすぎてしまうほどのものを指します。

これほどの大きいプレッシャーを感じる場面とはどういうものでしょうか。
例えば、自分があるプロジェクトに参加しているとして、自分が抱えているタスクが完了しない限り、そのプロジェクト自体が前に進まない、という状況です。
いわゆる「ボールを持っている」状態ですね。

自分がタスクを完了しない限り、他のメンバーの仕事も止まってしまって、遅くなればなるほど人件費だけが嵩んでしまう、という状況で感じるプレッシャーは非常に大きいと思います。
この状態を「クリティカルパスにのっている」と表現します。

クリティカルパスとは、そのプロジェクトにおいて必要最低限の通過点（課題など）を繋いだ道筋のことです。
「クリティカルパスにのっている」ということは重要度が高く、期限が迫っている（自分がクリアしないとプロジェクトが進まない）という状況なので、強いストレス化で仕事をする必要があります。

想像しただけでも、できればこんな状況下で仕事をしたくはありません。

できる限りクリティカルパスにのらない、ということを最も意識してください。
これだけでビジネスパーソン人生を長く続けることができるはずです。

億劫なあとがき

いかがでしょうか。
以上が、私が教わってきた仕事の組み立て方です。

ひとつもすごいことは教わってきておらず、読めば「そりゃそうか」と納得できる基本的なことが多いと思います。
あとはこれを実践するだけです。

その実践が一番難しいので、私もまだまだ精進していきます！

便利すぎるチャットサービス ChatWorkについて知りたい

こんにちは！仕事に非同期コミュニケーションツールが欠かせないtknria（@tknria0304）です！

電話だとその瞬間にお互いの業務が止まってしまうので、緊急でないものや文字でも十分伝わる内容であればコミュニケーションツールを活用することが多いです。

スマホの普及によってさまざまなコミュニケーションツールが誕生してきました。
また、セキュリティ面での課題も克服し、業務で活用している企業も多くなってきているのではないでしょうか。

億劫な細道では今までにLINEを取り上げることがありましたが、今回は近年注目が集まっているChatWorkについてご紹介できればと思います。

話題のChatWorkとは？

ChatWorkとは、ChatWork株式会社が運営する、クラウド型のチャットサービスです。

チャット機能やファイル共有機能は当然ながら、業務に欠かせないタスク管理機能も備わっています。
機能一覧についてはChatWork公式サイトをご確認ください。


基本使用は無料なので、気になる方はまず一度アカウントを作成してみて試してもらえればと思います。

ChatWork上でやり取りする取引先が増えてきたら有料プランに切り替える必要が出てきますが、小さく商売を始める程度であればまずは無料プランで十分です。


実はChatWorkが優れている点はこれだけではありません。

なんと、業務効率化には欠かせないVBAやGASと連携ができます。

これが何を意味するのでしょうか。

例えば、定型のGmailを受信したら関係者にタスクを投げることができます。
（タスク型のチャットを送ることを「タスクを投げる」「タスクを飛ばす」と表現します）

例えば、会議中にGoogleドキュメントで議事録をとって、会議後に必要なタスクを必要な方それぞれに投げることができます。


ちょっと興奮しませんか？？僕はこれを聞いて興奮せずにはいられませんでした笑

連携についてはまた後日ご紹介しますのでお楽しみに！

億劫なあとがき

僕はChatWorkを活用するようになってから業務スピードとタスク管理の質が各段に上がりました！

一緒にChatWorkerになりましょう！（公式表現かどうかはわかりません笑）



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　→　億劫な細道「VBAやGASを用いた業務効率化のススメ」

読書効率を上げたい

こんにちは！三度の飯より業務効率化が好きな tknria（@tknria0304）です！

業務効率化の手段として、今まではプログラミングやツールの紹介をしてきました。

一方で、業務効率を上げるのに有効な手段は他にもあります。

そのひとつに、読書をして仕事のやり方や仕事に対する考え方を取り入れる、というものがあります。

読書を業務に活かすには目的が大事！

本屋さんに行くと大量のビジネス書が並んでいますし、役に立ちそうなものばかりだと思います。

しかし、僕自身はむやみに本を読んでみても、あまり身になったという経験がありません。

読書をすることは仕事をする上で必ずプラスになるはず。なのに、どうしてなかなか業務効率が上がらないのでしょうか。

それは、読書をする目的をもたずに読書しているからだと言われています。


なかなか目的をもって本を読む人はいないように思います。

しかし、目的をもって本を読んだ場合、目的を持たずに本を読んだ場合に比べて知識の吸収率が10倍も変わってくるというデータもあるようです。

このように、読書を効果的に仕事に活かしていこうとする考え方に触れているのが『レバレッジ・リーディング』という本です。

読書にもレバレッジをきかせよう

『レバレッジ・リーディング』では読書を投資だととらえており、読書によって得られるリターンを上げていくことはそのまま業務効率を上げることに直結すると感じました。


「忙しくて本を読む時間がない」「仕事が落ち着いたら本を読めるのに・・」という声をよく聞きます。

しかしこれは全く逆で、時間がないからこそ本を読みます。
本を読むことで仕事に活かせるヒントを得て、それによって仕事の効率を上げて時間を生み出す。これは欧米企業では当たり前とされている考え方で、仕事中に本を読んでいる人が多いようです。

しかし日本ではそういう文化がまだまだ根付いていません。
読書は娯楽や趣味という位置づけの方が多いせいか、就業時間中に本を読むことがはばかれると感じる方が多いではないでしょうか。


ビジネスマンである以上は、どの方も条件は変わりません。
ひとつふたつ抜きん出るためにも、ぜひ一度手にとってみてください。

億劫なあとがき

読書そのものにあまり良いイメージをもっていない方、効率が悪いと感じている方にもオススメに1冊です。

【GAS】まずGASを使ってみたい

こんにちは！仕事でスプレッドシートを使いまくっているtknriaです！

以前、業務効率化のためにVBAやGASを活用したらいいですよ、という記事を書きました。
　→　億劫な細道「VBAやGASを用いた業務効率化のススメ」

たしかにこれらのスキルは強力で便利ですし、読者の方からも賛同していただけています。


しかし、肝心の「じゃあどうやって使うのか」を全くお伝えしていませんでした笑

そこで今回は、「始めてみたいけどまず何したらいいの？」という方に向けた内容をご紹介します。

GASを始めてみましょう！

では、早速GASデビューしてみましょう。

まずはPCで新しくスプレッドシートを作成してください。
（2018年10月現在では、スマホやタブレットでは対応していないようです。。）

名前はなんでもいいですが、ひとまず「GASテスト」としています。

次に「ツール」タブをクリックし、そのなかの「スクリプトエディタ」を選択してください。

すると、ブラウザの別タブが立ち上がります。
これがエディタと呼ばれるもので、ここにプログラミングしていきます。

まず、myFunction()と書かれているフィールドがあると思うので、この中に、下図のように

Browser.msgBox("Hello, World!");

と入力してください。

入力できれば、その左上にあるフロッピーディスクアイコンをクリックして保存してください。
（フロッピーディスクとか今の若者に通じるかわかりませんが・・）

保存しようとすると「プロジェクト名の編集」というポップアップが表示されるので名前を付けてOKを押してください。
ここでは「test」にしておきます。

さて次は、先ほどのプログラムが実行するためのボタンを用意します。
ここでは「祝！初GAS！」と書いただけの画像を用意し、スプレッドシート上に挿入しています。

挿入した画像の右上にある「…」の縦バージョンをクリックし、「スクリプトを割り当て」を選択してください。

ここでは先ほどのmyFunction()というプログラム（関数と呼びます）を実行したいので、「myFunction」とだけ入力してOKを押します。
()は不要です。

そして、先ほど用意したボタン（「祝！初GAS！」という画像）をクリックすると・・・
このプログラムどおり、「Hello, World!」というメッセージボックスが出てきます！



・・・とはならず、

「承認が必要」だと言われてしまいます。
一度承認してしまえば次回以降は問題なく実行できるので、ここもサクッと乗り越えてしまいましょう。

OKをクリックすると「アカウントの選択」という画面が表示されるため、Googleアカウントを選びます。

「リクエストしています」という旨が表示されるので「許可」を押してください。

すると・・・・

出ました！Hello, World!

億劫なあとがき

今回はまず使ってみるということで非常にシンプルなプログラムだけでしたが、イメージつきましたか？？
この先に、用意したボタンを押すだけでデータ処理をする、ボタンを押すだけでリスト通りにメールが送信される、といったことができるようになります。

PDFファイルを自由自在に編集したい

こんにちは！最近PDFファイルまみれになっているtknriaです！

予実報告書や営業案件一覧表など、資料を共有するときにはスプレッドシートやドキュメントを活用しています。
しかし、これらをオフラインでも見たい場合や、取引先に提出するときにはPDFファイルに変換することが多いです。

このとき、PDFファイルにしてから「あ、やっぱりこの1ページは不要だった」とか、「この間にこっちの資料を入れたい」となることがあります。
しかし、PDFファイルに変換してしまうとそれを編集するには手間がかかります。

以前、PDFファイルを編集するソフト「ConcatPDF」をご紹介しました。


しかし、こういったソフトをインストールすることをそもそも制限している企業もあると思います。

ではこういった場合に他に活用できる手段はないものか・・・


そうこう探すうちに非常に便利なwebページを発見してしまいました。

■ インストール不要！PDFを自由自在に無料で編集できるサイト

ソフトのインストールが不要で、無料でPDFを編集できる・・・
そんなわがままに応えてくれるのがこのサイト「Smallpdf」（です。

PDFの分割や結合はもちろん、PPTファイル（パワーポイント）やJPGファイル（画像データ）への変換までできちゃう非常に優秀なサービスです。

もちろん、セキュリティについては自己責任ですが、機能として全てそろっていることは間違いありません。

フリーの場合は「1日2回まで利用可能」という制限はありますが十分活用できます。


使い方は簡単で、利用したい機能を選択して、画面の指示に従って操作したいファイルをドラッグ＆ドロップしたりするだけ。
使いやすさへのこだわりを感じられるほどシンプルです。

■ 億劫なあとがき

もちろん！情報流出などの可能性はゼロではないので、十分に検討した上で利用してみてください。
（当ブログでは一切の責任を負いかねます）

【スプレッドシート】別のスプレッドシートの値を参照したい

こんにちは！スプレッドシートが業務で不可欠なくらい活用しているtknriaです！

KPIの管理や、営業活動の把握など、さまざまな場面でスプレッドシートを使っています。

そのなかで、あるスプレッドシートのデータを他のスプレッドシートで参照したい、と思うことも出てきています。

単純にコピペをしてもいいのですが、もしそのデータに変更が加わったときにリアルタイムで対応することは困難です。

また、スプレッドシートによっては共有設定が異なっていて、閲覧不可能なものも含まれているかもしれません。

そういった状況を勘案して、それでもデータを共有したい場合に、すごく都合の良い関数があったのでご紹介します。

IMPORTRANGE関数を使ってみよう

結論からいうと、その関数とはIMPORTRANGE関数です。

例えばスプレッドシートAの範囲A1:C3のデータを、スプレッドシートBで参照することを想定します。

これを行うためには、スプレッドシートBのセルに、

　=IMPORTRANGE("スプレッドシートAのキー","A1:C3")

と入力すれば良いです。

一般化すると、

　=IMPORTRANGE("スプレッドシートキー","範囲を示す文字列")

となります。

初めて参照する場合は、アクセス権の許可を求めるボタンが表示されますが、次回以降はすぐに呼び出すことができます。


これを活用することで、スプレッドシートを簡易データベースとして運用することもできます。オーナーアカウント以外にはその値を編集できないよう設定すれば、データの信ぴょう性を確保することも可能です。

億劫なあとがき

KPI管理や売掛管理などを行う部署では特に活用できます。

VBAやGASを用いた業務効率化のススメ

こんにちは！日々さらなる業務効率化を探求しているtknriaです！

突然ですが、みなさんは業務効率化ときいて何を思い浮かべますか？

組織再編、業務フローの見直し、自動化ツールの作成、マクロ構築など・・・

ひと口に業務効率化といっても、目的も手段もさまざまです。


その中で僕がとりわけ好きなのが、VBAやGASといったプログラミング言語を用いた自動化です。

今日はその基本的な部分をご紹介していきます。

■ VBAとは？？

VBAとはVisual Basic for Applicationsの略で、プログラミング言語の一つです。
Microsoft Office、特にExcelやAccessと組み合わせる使い方はよく取り上げられています。

Outlookでも活用することができ、メールに対する処理はもちろん、そのメールの内容によって他のOfficeと連携する（例えば、メールを受け取ったらExcelファイルを立ち上げて内容を自動で更新して保存する）といったことも実現可能です。

また、あまり活用例を見たことはありませんが、Wordに組み込むこともできます。
校正ルールや改行ルールにもとづいて自動で校正されるようプログラミングを組んでおくことで、文書作成者は書くことに専念できます。

■ GASとは？？

続いてGASです。GASはGoogle Apps Scriptの略で、Javascriptをベースにしたプログラミング言語の一つです。

「VBAとは？？」で触れたことを、スプレッドシートやドキュメントでできたらいいなーと思ったことありませんか？？
それを実現してくれるのがGASです。

また、GASはスプレッドシートやドキュメントの機能を拡張するだけでなく、GmailやGoogle Calendarなど他のGoogleアプリとの連動性も高いのがポイントです。

GASについて勉強したいという方にオススメなのはコチラ！

この本、すごく参考になります。
ネットで解決策を探して改善しなかったエラーでも、この本を読めば解決する！ということも多々あります。

■ 億劫なあとがき

今回はひとまずここまで！
ざっくりとした紹介ですが、とにかくなんか便利そう！すごいことができそう！という感覚が伝われば幸いでございます。
実際の活用例は追々紹介させていただきます。

【iPhone】iOS10のRaise to Wakeをオフにしたい

こんにちは！iOS10でどうしても不要に感じてしまう機能があるtknriaです！


まあ何かと言いますと、「Raise to Wake」です。

なんとiOS10では、iPhoneを持ち上げることでスリープを解除できちゃうんです。

すごい！ホームボタンを押さなくて良いなんて、耐久性も上がるわね！

そんなことを思ったあなた、正解です。


ただ・・・ただ・・・！！

個人的には、

iPhoneが自動でスリープ解除される＝メールやLINEなどの着信がある

という認識なので、勝手にスリープ解除されると着信がないことにガッカリしちゃう自分もいるわけです。はい。


やっぱり主体的にホームボタンを押してスリープ解除したいので、それをオフにしちゃいます。

■ iOS10のRaise to Wake機能をオフにする！

まずは「Settings」

↓

「Display & Brightness」をタップ

↓

ここに「Raise to Wake」の項目があるのでオフに。

いや、ホント開発した方には申し訳ないです。。これから徐々についていきます・・！

■ 億劫なあとがき

機能的にはかなり便利なので、着信がないことで一喜一憂しないあなたは是非フル活用してあげてください！

【Android】フリック入力の感度を調整したい

こんにちは！フリック入力大好きすぎるtknriaです！

基本的に愛機はiPhoneなんですが、iPhoneにない神機能がAndroid端末には備わっていたりします。。

それは、フリック感度調整。

これがあるからこそAndroidを愛用している人もいるんじゃないかと思えるくらいの神機能です。


何かというと、フリックってボタンに触れた状態で上なり右なりにスライドする行為ですよね。

ただ、どれだけスライドすればフリック入力と見なすか、は決まっているんです。

人によって指の長さは異なるので、中には、もっと短いスライドだけでフリックと見なしてくれたら良いのに、と思っている人もいるはず。

また、文字入力の速さにこだわりをもっている人の中にも、そう思っている人がいると思います。

その、「どれくらいスライドすれば」というのを調整できるのが、フリック感度調整機能なんです。


ここまでで既にドキドキしてきた人とは仲良くなれそうですね笑

■ Androidスマホのフリック感度を調整する！

まずは「Settings」
↓

次に「SYSTEM」の中の「Language and input」
↓



使用しているキーボードを選択
↓

「Flick Input」を選択
↓



「Flick Sensitivity」を選択
↓



LowからHighまで調整でき、この値を変えることによって、
フリック入力と見なされるまでに必要なスライド距離が変わるはずです！

■ 億劫なあとがき

これは是非iPhoneにも実装して欲しい機能です！
こういうカスタマイズ性はホントにAndroidのほうが優秀ですね。マニアにはたまらんと思います！

【Android】フリック入力のみにしたい

こんにちは！もうトグル入力には戻れないtknriaです！

ガラケーを使っていてスマホが出てきたときは、文字入力は「絶対ガラケーのほうが速い！」と思っていましたが、フリック入力に慣れてしまうと同等以上に速いです。

なので、iPhone同様、Androidもフリック専用機にしちゃいます。

■ Androidスマホをフリック専用に変更する！

まずは「Settings」
↓

次に「SYSTEM」の中の「Language and input」
↓



使用しているキーボードを選択
↓

「Flick Input」を選択
↓



「Toggle Input」のチェックを外して完了！

■ 億劫なあとがき

これでもうトグル入力には戻れない！
練習次第で文字入力が圧倒的に速くなるはず☆

【iPhone】メール新規作成時のデフォルトアカウントを変更したい

こんにちは！iPhoneの標準メールアプリを使い倒しているtknriaです！

標準メールアプリではezwebとgmailとicloudと、3種類のアカウントを管理しています。

複数アカウントを管理できるのはありがたいんですけど、標準メールアプリでメールを新規作成するときに、どのアドレスから送るかを指定するのが手間なんですよね。。

gmailをメインで使っているからgmailから送るように設定されていれば無駄を省けるんで、その方法を探ってみました。

■ 標準メールアプリでメール新規作成時のデフォルトアカウントを変更する！

まずはやっぱり「Settings」

↓

標準メールに関わる設定なので「Mail, Contacts, Calendars」

↓

次に「Default Account」

↓

ここでチェックを付けたアカウントが、メール新規作成時の初期設定アドレスになります！

今回はGmailをデフォルトアカウントにしたいので、Gmailにチェック！

↓

メールを新規作成してみると、Gmailが最初から選択されています！

■ 億劫なあとがき

ちなみにこの設定をしていても、ezwebのメールボックスの中を閲覧している画面で新規作成をするとezwebがデフォルトになります。

この設定が生きてくるのは、あくまでも大外のメールボックスから新規作成する場合や、他のアプリから（リンクなどを経由して）メール作成画面に移る場合です。

【iPhone】標準メールアプリの署名を編集したい

こんにちは！iPhoneの標準メールアプリを使い倒しているtknriaです！

ビジネスメールのやり取りもこのメールアプリを使っているので、よく署名を入れます。

最初この設定がなかなかできなくて困った覚えがあるんですけど、覚えてしまったらすごく簡単！

■ 標準メールアプリの署名を作成／編集する！

まずは「Settings」

↓

次に「Mail, Contacts, Calendars」をタップ

↓

「Signature」（署名）をタップ

↓

標準メールアプリで複数のアカウントを使っていて、どのアカウントでも同じ署名を使いたい場合は「All Accounts」にチェックを入れて、署名を作成・編集します！

複数アカウントそれぞれで異なる署名にしたい場合は、「Per Accounts」を選択すればOK！

■ 億劫なあとがき

いろんな使い方に合わせられるのが嬉しいですよね。

「だぜ」とか入れといてみると、面白いかもしれません。あくまでも自己責任で。

【iPhone】標準メールアプリで常に自分にもBccで送りたい

こんにちは！メールをもっと管理しやすくしたいtknriaです！

送信メールも受信ボックスで管理しようと思ったら、常に自分にBccで送るようにしておけばOKです。

この設定って意外と簡単にできるんです！

■ 標準メールアプリで常に自分にもBccで送る！

「Settings」をタップ

↓

「Mail, Contacts, Calendars」をタップ

↓

「Always Bcc Myself」をOnにしておくと、常に自分にもメールが届くようになります！

■ 億劫なあとがき

iPhoneで仕事のやり取りをする場合には重宝しますね！